はじめに
PBXはオフィスの電話環境を快適で便利にするシステムです。PBXの導入により、具体的にどのように環境が変わるかを知りたい方も多いのではないでしょうか。この記事では、PBXの概要から機能、種類、導入費用、選び方まで紹介しているので参考にしてください。
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PBXとは
PBXとは電話交換機のことで、Private Branch eXchangeを略して呼ばれます。PBXは社内の電話回線を集約して、多様な機能を利用できることから、オフィスやコールセンターで使われています。
PBXの機能
PBXの機能は多岐にわたります。ここでは、PBXの主要な機能をそれぞれ説明します。
発信制御
複数の電話番号を持つ場合、どの番号から発信するかを選べます。同じオフィスであっても、部署や内容ごとに電話番号を使い分けられるので便利です。また、PBXはLCR（Least Cost Routing）とACR（Automatic Carrier Routing）の機能を持っている機種もあります。LCRは相手によって通話料が最も安くなるようなプロバイダーを選択するシステムです。LCRによって通話料の節約が手間なく行えます。ACRは利用するプロバイダーを設定する機能です。自動で通話料の最適化はできないものの、一定の節約効果は期待できます。
着信制御
外線から着信した際に、該当する部署の内線へ直接かかるように設定する機能です。着信制御機能により、部署間の取り次ぎを省けます。
内線機能
PBXは離れた拠点間を内線で繋げられます。複数の事業所間で内線通話が可能となるので、通話料がかかりません。固定電話だけでなく、PCやスマートフォンなどの通信機器も内線化できるため、外出中の社員へも連絡を取りやすいです。
転送機能
PBXは転送機能が充実しています。不在時や話し中の着信を、あらかじめ設定した電話番号へ転送するものや、一定時間経っても応答しなかった着信を転送したり、設定した条件に合致した着信を転送したりするものなどがあります。転送機能を活用すれば、電話の取り逃がしの防止や、テレワーク中の電話対応が可能です。
ダイヤルイン機能
PBXには契約した電話番号以外の番号を新たに追加して運用できるダイヤルイン機能があります。複数の電話番号を運用できると、部署ごとに異なる番号を設定できるので、直接かけてもらうことで取り次ぎの手間を省けます。
パーク保留機能
パーク保留機能は外線着信を取り次ぐ際に便利な機能です。保留時に転送先を入力せずとも、担当者が電話を取れるので、取り次ぎがスムーズに行えます。通常の保留時転送だと担当者不明の場合、転送先が分からず取り次ぎができません。パーク保留機能なら、電話内容を社内放送などでアナウンスすることで、担当者が自ら電話を取れます。
システム連携
電話とコンピュータを統合するシステムであるCTI（Customer Relationship Management）を導入すれば、PBXをCRMやSFAなどのツールと連携させられます。各種ツールとの連携により、着信があった際にPC画面上へ相手の情報を表示したり、通話内容を蓄積して分析したりできます。PBXとシステム連携すれば、業務効率や業績の向上が期待できます。
PBXとビジネスフォンの違い
PBXとビジネスフォンで実現できることは似ているものの、規模が異なります。ビジネスフォンは1拠点内の内線化を行えますが、複数拠点間を内線で繋ぐことはできません。また、スマートフォンやタブレット.PCの内線化も不可です。一方、PBXでは離れた拠点間を内線で繋いだり、スマートフォンなどの通信機器を内線化したりできます。接続可能な電話台数も異なり、ビジネスフォンでは100台程度に対し、PBXは数千台規模の接続が可能です。
PBXの種類
PBXには種類があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。ここでは、PBXの種類について特徴を紹介します。
レガシーPBX
レガシーPBXは電話線により機器を接続する方式のPBXです。電話線と接続する必要があるため、離れた拠点間を内線で繋いだり、スマートフォンなどの通信機器を内線化したりできません。そのため、各拠点に機器を設置する必要があります。機器の設置や移動に回線工事が必要となることもデメリットです。一方で、インターネット環境がなくても接続できる点はメリットです。
IP-PBX
IP-PBXはインターネット接続方式のPBXです。LANで機器を繋いで使用します。インターネット接続なので、離れた拠点間を内線で繋いだり、スマートフォンなどの通信機器を内線化したりできます。IP-PBXにはハードウェアタイプとソフトウェアタイプがあります。ハードウェアタイプはセキュリティに優れている反面、機能の拡張や電話器の追加に専用機器の追加や交換が必要です。ソフトウェアタイプはアップデートにより簡単に機能を拡張したり、電話機を追加したりできます。一方で、セキュリティ面が導入するシステムやベンダーにより左右される点がデメリットです。
クラウドPBX
クラウドPBXはクラウド環境で利用するPBXです。クラウド環境なのでネットワークに接続するだけで利用でき、機器の準備や配線が不要で導入しやすいです。拡張性が高く、電話機や機能の追加を容易に行えます。ただし、システムやベンダーによってセキュリティ強度は様々なので、信頼できるものを選ぶ必要があります。
PBXの導入費用
PBXの導入費用は電話機の接続台数や機能にもよりますが、レガシーPBXの場合、数百万円から数千万円、IP-PBXでは数百万円が相場です。クラウドPBXなら、月額数千円から数万円で利用できるので、導入のハードルが低いです。
PBXの選び方
ここまでPBXの機能や種類を紹介しました。ここでは、自社でPBXを導入する際の選び方の指針を示します。
機能
自社にどんな機能が必要かを考えます。顧客との外線通話がメインで、内線化を必要としない場合はビジネスフォンの導入でも問題ありません。通信機器との接続が必要であればIP-PBXかクラウドPBXが向いています。機能の拡張を考えているならクラウドPBXが便利です。
セキュリティ
レガシーPBXは電話線を用いた通信で、インターネット接続しないためセキュリティが最も強固です。IP-PBXはインターネット接続であるためセキュリティリスクがあるものの、社内でシステムを管理するので、対策を施すことで対応できます。クラウドPBXはシステム提供会社にセキュリティを任せるため、信頼性を見極める必要があります。自社でセキュリティ対策を行う体制が整っているのであれば、IP-PBXがバランスの良い選択です。
コスト
導入時のコストは高いものから順に、レガシーPBX、IP-PBX、クラウドPBXです。クラウドPBXなら導入コストが数万円ほどで済むので、小規模事業者でも利用しやすいです。レガシーPBXはランニングコストが通話料、電話回線料以外かからないので、大規模事業者の長期利用に適しています。IP-PBXは数千円から数万円のランニングコストがかかります。クラウドPBXは基本料金が数千円、アカウントごとに数百円から数千円が毎月必要です。
設置環境
電話回線が整備されていればレガシーPBXへ使い回せるので、工事費用を抑えて導入できます。インターネット回線がある場合は、IP-PBXやクラウドPBXの導入が可能です。レガシーPBXは配線や機器などの設備を置くスペースが必要になります。スペースが限られているなら、機器の設置が不要なソフトウェアタイプのIP-PBXまたはクラウドPBXがおすすめです。
回線の安定性
電話線を使用するレガシーPBXは通話品質が最も安定しています。インターネット接続のIP-PBXやクラウドPBXは、通信環境により通話品質が左右されるのがデメリットです。回線の混み具合によって雑音が入ることもあります。そのため、IP-PBXやクラウドPBXを導入する際は、インターネット回線の速度や安定性にも配慮する必要があります。
事業所の規模
事業所が複数ある場合は、インターネットにより内線化できるIP-PBXかクラウドPBXがおすすめです。レガシーPBXは各事業所へ設備を導入する必要があり、コストがかかります。また、事業所間を内線で繋げないため、通話料の節約効果は期待できません。事業所の規模が大きいと、必要な同時通話数も増えます。必要な同時通話数によってPBXサービスの料金が変動するので、利用状況に合わせた料金シミュレーションが重要です。
まとめ
PBXは内線網の構築やシステムと連携できるのが大きな特徴です。内線化により通話料の節約ができ、システム連携による業務効率化も実現できます。導入の際は自社の規模や環境、予算に合わせて選択しましょう。
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この記事の執筆者について
ぷるる ぷるるはWhoscall Japanの公式キャラクターで、迷惑電話や詐欺対策に関する貴重な情報をお届けします。愛らしい外見と時々の毒舌で、安全なコミュニケーションのヒントを提供。ぷるるの記事をチェックし、安全で快適なコミュニケーションライフを手に入れましょう。 |  |